1. Kto údaje spracúva
PROSIMSI s.r.o., Ďurďošík 286, 044 45 Ďurďošík, Slovenská republika, IČO 45727295, zapísaná v Obchodný register Mestského súdu Košice, oddiel: Sro, vložka č. 26914/V. Otázky k osobným údajom posielajte na info@kvitos.sk. Zodpovednú osobu (DPO) nemáme určenú — nespracúvame údaje vo veľkom rozsahu ani osobitné kategórie údajov, takže povinnosť podľa čl. 37 GDPR nám nevzniká.
2. Kedy sme prevádzkovateľ a kedy sprostredkovateľ
Prevádzkovateľ sme pri údajoch o vás — o zákazníkovi a jeho používateľoch: registrácia, fakturácia predplatného, podpora, bezpečnosť prevádzky. O týchto údajoch rozhodujeme my a tento dokument ich popisuje.
Sprostredkovateľ sme pri údajoch v dokladoch — pri údajoch o vašich odberateľoch, dodávateľoch a kontaktoch, ktoré do služby vkladáte. O tých rozhodujete vy; my ich spracúvame len podľa vašich pokynov, teda tak, ako službu ovládate. Podmienky tohto spracúvania sú súčasťou obchodných podmienok a plnia úlohu zmluvy podľa čl. 28 GDPR. Ak sa na vás obráti odberateľ so žiadosťou o prístup alebo výmaz, vybavujete ju vy — my vám pri tom pomôžeme.
3. Aké údaje spracúvame
- Údaje o účte — meno, e-mail, telefón, obchodné meno, IČO, DIČ, adresa sídla, prístupové heslo v podobe kryptografického odtlačku.
- Fakturačné údaje — zvolený program, faktúry za predplatné, stav úhrad. Údaje platobnej karty nespracúvame ani neuchovávame.
- Obsah dokladov — položky, sumy, identifikácia odberateľa a dodávateľa, prílohy. Tu vystupujeme ako sprostredkovateľ (čl. 2).
- Prevádzkové záznamy — IP adresa, čas a typ požiadavky, identifikátor relácie alebo API kľúča, chybové hlásenia. Bez nich sa výpadok nedá vyšetriť ani zneužitie účtu odhaliť.
- Komunikácia — správy, ktoré nám pošlete, a naše odpovede.
4. Na aký účel a na akom základe
- Poskytovanie služby — plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR).
- Účtovníctvo a dane, vrátane odovzdania údajov Finančnej správe SR v rozsahu zákona č. 385/2025 Z. z. — plnenie zákonnej povinnosti (písm. c).
- Bezpečnosť, prevencia zneužitia a riešenie chýb — oprávnený záujem (písm. f) na bezpečnej a funkčnej prevádzke.
- Podpora a komunikácia o zmenách služby — plnenie zmluvy, prípadne oprávnený záujem.
- Obchodné oznámenia nesúvisiace so službou — len na základe súhlasu, ktorý viete kedykoľvek odvolať jedným odkazom v e-maile.
Automatizované rozhodovanie s právnym účinkom ani profilovanie nevykonávame.
5. Komu údaje odovzdávame
Údaje nepredávame. Odovzdávame ich len tam, kde to služba vyžaduje:
- Odberateľovi dokladu a jeho prístupovému bodu v sieti Peppol — to je samotný účel elektronickej fakturácie.
- Finančnej správe Slovenskej republiky — v rozsahu a v lehotách podľa zákona.
- Poskytovateľom infraštruktúry, ktorí pre nás zabezpečujú prevádzkovanie serverov, zálohovanie, doručovanie e-mailov a spracovanie platieb za predplatné. Každý z nich je viazaný zmluvou podľa čl. 28 GDPR. Aktuálny zoznam týchto sprostredkovateľov poskytneme na požiadanie na info@kvitos.sk.
- Orgánom verejnej moci, ak nám to ukladá právny predpis.
6. Kde sú údaje uložené a prenos mimo Európskej únie
Údaje spracúvame a zálohujeme na serveroch umiestnených v Slovenskej republike, u poskytovateľa so sídlom v Slovenskej republike. Mimo územia Slovenska ich neprenášame. Ak by v budúcnosti bolo potrebné preniesť ich mimo EÚ, urobíme tak iba pri existencii rozhodnutia o primeranosti alebo na základe štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie a vopred to oznámime.
7. Ako dlho údaje držíme
- Účet a jeho obsah — po dobu trvania zmluvy a 30 dní po jej ukončení, aby ste si stihli stiahnuť export.
- Doklady a účtovné záznamy — desať rokov od konca účtovného obdobia, ktorého sa týkajú, ako to vyžadujú predpisy o účtovníctve a o DPH.
- Prevádzkové záznamy — spravidla 12 mesiacov; dlhšie len, ak sa týkajú vyšetrovania bezpečnostného incidentu.
- Komunikácia s podporou — tri roky od uzavretia veci.
8. Ako údaje chránime
Spojenie je šifrované (TLS), heslá uchovávame len ako kryptografický odtlačok, prístup k produkčným systémom je obmedzený a zaznamenávaný, dáta zálohujeme a obnovu zálohy skúšame. Prístup k údajom jedného zákazníka je oddelený od ostatných na úrovni databázy.
Ak by napriek tomu došlo k porušeniu ochrany údajov s rizikom pre vaše práva, oznámime to Úradu na ochranu osobných údajov do 72 hodín a bez zbytočného odkladu aj vám.
9. Vaše práva
Máte právo na prístup k údajom, na ich opravu, výmaz, obmedzenie spracúvania, na prenosnosť údajov a právo namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme. Súhlas, ak ste ho udelili, môžete kedykoľvek odvolať bez vplyvu na zákonnosť predchádzajúceho spracúvania.
Žiadosť pošlite na info@kvitos.sk; odpovieme do jedného mesiaca. Sťažnosť môžete podať na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava.
10. Cookies a merania
Používame iba nevyhnutné cookies — súbor, ktorý drží vaše prihlásenie, a súbor, ktorý si pamätá zvolený vzhľad. Bez nich sa do aplikácie nedá prihlásiť, preto na ne zákon súhlas nevyžaduje.
Svoje nastavenie viete kedykoľvek zmeniť v lište súhlasu, ktorá je dostupná na každej stránke. Ak by v budúcnosti pribudlo čokoľvek nad rámec nevyhnutných súborov, nasadí sa až po vašom súhlase danom cez túto lištu.
Reklamné ani sledovacie cookies tretích strán nenasadzujeme a návštevnosť neodovzdávame reklamným sieťam.
11. Zmeny tohto dokumentu
Dokument aktualizujeme, keď sa zmení rozsah spracúvania alebo právne predpisy. Podstatnú zmenu oznámime e-mailom najmenej 30 dní vopred. Dátum účinnosti aktuálneho znenia je uvedený v záhlaví.
Súvisiace dokumenty: obchodné podmienky · kontakt.